9 cách nâng cao kỹ năng quản lý thời kì
Kỹ năng quản lý thời gian là đề xuất cơ bản của nhà tuyển dụng đối với người tìm việc. Sử dụng thời kì một cách hiệu quả giúp người lao động giảm đi sự căng thẳng và làm việc tốt hơn.
Quản lý thời gian có tức thị kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định minh mẫn về việc sử dụng nó. Tuy nhiên có rất nhiều người lao động vẫn chưa thể quản lý hiệu quản thời gian mà mình có được. Họ thường xuyên rơi vào tình trạng chạy đua với công việc và than phiền rằng mình có quá ít thời kì để thực hiện các kế hoạch.
Dưới đây là 10 cách bạn có thể sử dụng để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian cho mình và gia tăng năng suất cần lao:
1. Phân chia công việc
Tự mình giải quyết tất cả các nhiệm vụ chỉ khiến bạn rơi vào tình trạng kiệt sức. Phân chia công việc là phương pháp hữu hiệu giúp bạn không phải lâm vào tình trạng quá vận tải. Ở vị trí là nhà quản lý việc làm này không đồng nghĩa với sự trốn tránh nghĩa vụ. Bạn có thể sử dụng các cách thức ủy quyền để bàn giao công tác cho cấp dưới. Thêm vào đó, sự giúp đỡ của đồng nghiệp sẽ góp phần đảm bảo cho kết quả hoạt động của tập thể được trở thành tốt hơn.
2. Lên lịch trình làm việc
Trước khi bắt đầu một ngày làm việc, bạn cần lập ra danh sách các nhiệm vụ cần làm và ưu tiên giải quyết những công tác quan trọng, cần thiết, cần giải quyết ngay. Xếp đặt các công tác theo mức độ ưu tiên giúp bạn xác định đâu là nhiệm vụ phải được quyết sớm và tránh lãng chi phí thời gian, nguồn lực.
Hãy chắn chắn rằng những nhiệm vụ đã đề ra nằm trong khả năng giải quyết của bạn. Danh sách các công việc cần làm và lộ trình cụ thể góp phần giúp cho nâng cao khả năng cân bằng giữa sự nghiệp và cuộc sống cá nhân.
3. Tránh trì hoãn
Sự trì hoãn là một trong những điều làm ảnh hưởng đến năng suất. Tình trạng này kéo dài có thể dẫn đến việc lãng chi phí thời kì và năng lượng cấp thiết. Bạn cần ngăn chặn sự trì hoãn bằng mọi giá. Đây có thể là một vấn đề lớn trong cả sự nghiệp và cuộc sống cá nhân của bạn.
4. Tránh sự găng
Stress thường xảy ra khi bạn hài lòng làm việc nhiều hơn so với khả năng của mình. Kết quả là thân thể, tinh thần bắt đầu cảm thấy mệt mỏi, năng suất làm việc giảm sút. Đừng để tình trạng này tiếp tục diễn ra. Hãy san sẻ khó khăn trong công việc mà bạn đang gặp phải với đồng nghiệp. Dành thời kì cho thư giãn cho bản thân bằng cách nghỉ ngơi, nói chuyện với bạn bè hay đọc quyển sách ưa chuộng.
5. Thiết lập thời hạn
Bất kỳ một nhiệm vụ nào cũng đều có thời hạn để hoàn thành. Ngoài mốc thời hạn do cấp trên đưa ra, bản thân người lao động cần chọn cho mình một cột mốc khác sớm hơn so với đề xuất. Cách làm này tạo cho bản thân cơ hội thử thách, thử sức trước áp lực công việc và thời kì. Khi đẵ vượt qua được thách thức, bạn nên dành cho mình một phần thưởng xứng đáng.
6. Tránh sự đa nhiệm
hầu hết mọi người cho rằng làm nhiều việc trong cùng một lúc sẽ mang lại sự hiệu quả. Ngoại giả, sự thật là bạn chỉ có thể có năng suất làm việc tốt nhất khi tụ hợp vào công việc. Sự đa nhiệm (làm nhiều việc cùng một lúc) sẽ cản trở năng suất cần lao và làm giảm thiểu kĩ năng quản lý thời kì.
7. Bắt đầu làm việc sớm
Những người thành công đều có nhiều lề thói giống nhau. Họ bắt đầu một ngày mới từ rất sớm. Thức dậy sớm giúp bạn cảm thấy thoải mái, đầu óc trở thành minh mẫn. Bởi vậy, những kế hoạch, dự định trong cả một ngày được lập ra trong thời điểm đó sẽ được vận hành hiệu quả, khoa học và hợp lý hơn.
8. Thư giãn
Quá nhiều găng, sức ép khiến bạn mệt mỏi và ảnh hưởng đến năng suất làm việc. Bất cứ khi nào cảm thấy quá vận chuyển, hãy dành khoảng 10 – 15 để nghỉ ngơi. Đứng dậy đi bộ, nghe một đôi bản nhạc hoặc nhắm mắt nhắm mũi nghỉ ngơi và nhiều cách làm khác giúp bạn lấy lại được năng lượng cho mình.
9. Học cách nói không
Lịch sự từ khước nhiệm vụ bổ sung nếu bạn nghĩ rằng bản thân đang quá chuyển vận với số lượng công tác ngày nay. Hãy nhìn vào danh sách những công tác cần hoàn tất trong ngày và hiểu thêm về tính cấp bách của nhiệm vụ mới để đưa ra quyết định hợp lý nhất.
Theo Khánh Di (TimViecNhanh/Lifehack)
Văn hóa công ty, yếu tố vàng của thành công
Văn hoá công ty chính là tài sản vô hình của mỗi công ty. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường thì việc xây dựng văn hoá tổ chức là một việc làm hết sức cần thiết nhưng cũng không ít khó khăn.
1/ Hiểu thế nào về văn hoá tổ chức?
Có rất nhiều khái niệm khác nhau về văn hoá. Theo E.Heriôt thì "Cái gì còn lại khi tất cả những cái khác bị quên đi - cái đó là văn hoá”. Còn UNESCO lại có một định nghĩa khác về văn hoá: "Văn hoá phản ảnh và diễn đạt một cách tổng quát, sống động mọi mặt của cuộc sống (của mỗi cá nhân và của mỗi cộng đồng) đã diễn ra trong kí vãng, cũng như đang diễn ra trong hiện tại, qua hàng bao lăm thế kỷ nó đã cấu thành một hệ thống các giá trị, truyền thống, thẩm mỹ và lối sống và dựa trên đó từng dân tộc khẳng định bản sắc riêng của mình”.
Vậy văn hoá đơn vị là gì? Văn hoá đơn vị là toàn bộ các giá trị văn hoá được gây dựng nên trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của một đơn vị, trở nên các giá trị, các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của doanh nghiệp ấy và chi phối tình cảm, nếp nghĩ suy và hành vi của mọi thành viên của tổ chức trong việc theo đuổi và thực hành các mục tiêu.
Cũng như văn hoá nói chung, văn hoá doanh nghiệp có những đặc trưng cụ thể riêng biệt. Trước nhất, văn hoá tổ chức là sản phẩm của những người cùng làm trong một tổ chức và đáp ứng nhu cầu giá trị vững bền. Nó xác lập một hệ thống các giá trị được mọi người làm trong tổ chức san sớt, bằng lòng, đề cao và xử sự theo các giá trị đó. Văn hoá tổ chức còn góp phần tạo nên sự dị biệt giữa các đơn vị và được coi là truyền thống của riêng mỗi công ty.
2/ Văn hoá công ty tại Nhật
Tại Mỹ, các nhà nghiên cứu đã tìm hiểu mối quan hệ giữa hoạt động của doanh nghiệp, thành quả của doanh nghiệp và nội dung văn hóa của công ty đó. Họ nhận thấy rằng hầu hết các tổ chức thành công đều duy trì, gìn giữ nền văn hóa doanh nghiệp của mình. Có sự khác biệt giữa các nền văn hóa trong các doanh nghiệp. Mỗi nền văn hóa khác nhau có thể đưa ra một hệ thống văn hóa tổ chức khác nhau. Theo ông A. Urata, văn hóa truyền thống của Nhật Bản, do hoàn cảnh sau chiến tranh thế giới đã tạo ra những nét đặc trưng. Đó là những người lao động Nhật Bản thường làm việc suốt đời cho một công ty, công sở. Họ được xếp hạng theo bề dày công tác. Trong các doanh nghiệp của Nhật Bản đều có tổ chức công đoàn. Các quyết định sẽ được ra theo quyết định của tập thể và các hoạt động đặc trưng đó có tên là Kaizen.
Văn hóa công ty kiểu Nhật đã tạo cho doanh nghiệp một không khí làm việc như trong một gia đình, các thành viên gắn bó với nhau chặt chẽ. Lãnh đạo của doanh nghiệp luôn quan tâm đến các thành viên. Thậm chí ngay cả trong những chuyện riêng tư của họ như cưới xin, ma chay, ốm đau, sinh con... Cũng đều được lãnh đạo thăm hỏi chu đáo. Vì làm việc suốt đời cho doanh nghiệp nên công nhân và người lao động sẽ được tạo điều kiện để học hỏi và huấn luyện từ nguồn vốn của công ty. Nâng cao năng suất, chất lượng và huấn luyện con người được coi là hai đặc trưng cơ bản của văn hóa tổ chức Nhật Bản.
Có một sự khác bịêt căn bản trong tư duy của người Nhật về công ty. Tại Mỹ và phương Tây, quyền lực cao nhất trong việc quyết định số mệnh của một doanh nghiệp là các cổ đông. Người quản lý đơn vị và vốn của đơn vị tách hẳn nhau. Cổ đông đề nghị nhà quản lý phải nâng cao lợi nhuận của đơn vị trong một thời gian ngắn. Chỉ số cổ tức là thước đo năng lực của nhà quản lý. Ngoại giả, người Nhật lại quan niệm rằng công ty tồn tại như một hoạt động mang tính đạo đức. Mọi người trong doanh nghiệp phải kết nối với nhau trong mối quan hệ chung. Tổ chức là một chủ thể thống nhất. Người Nhật quan hoài đến ích lợi đơn vị và người làm trong đơn vị, thay vì chỉ quan hoài đến lợi nhuận như ở phương Tây. Do đó, tại một doanh nghiệp Nhật Bản, người lãnh đạo phải lo nâng cao đời sống cho người cần lao và điều này ảnh hưởng lớn đến chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Nó cũng hệ trọng khắn khít đến việc nâng cao chất lượng và năng suất cần lao. Sự thống nhất giữa doanh nghiệp và người làm trong công ty đã tạo cho mọi thành viên sự trung thành cao. Tất cả đều quan hoài đến sự sống còn của tổ chức, do đó dẫn đến sự tăng trưởng cao.
3/ Thực trạng văn hoá đơn vị ở Việt Nam
Nhìn nhận một cách tổng quát, chúng ta thấy văn hoá trong các cơ quan và đơn vị ở nước ta còn có những hạn chế một mực: Đó là một nền văn hoá được xây dựng trên nền tảng dân trí thấp và phức tạp do những nguyên tố khác ảnh hưởng tới; môi trường làm việc có nhiều bất cập dẫn tới có cái nhìn ngắn hạn; chưa có quan niệm đúng đắn về cạnh tranh và cộng tác, làm việc chưa có tính chuyên nghiệp; còn bị ảnh hưởng bởi các khuynh hướng cực đoan của nền kinh tế bao cấp; chưa có sự giao trâm giữa các quan điểm tập huấn cán bộ quản lý do nguồn cội huấn luyện; chưa có cơ chế dùng người, có sự bất cập trong giáo dục đào tạo nên chất lượng chưa cao. Mặt khác văn hoá doanh nghiệp còn bị những nguyên tố khác ảnh hưởng tới như: Nền sinh sản nông nghiệp nghèo nàn và ảnh hưởng của tàn tích đế quốc, phong kiến.
Văn hoá doanh nghiệp có vị trí và vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của mỗi tổ chức, bởi bất kỳ một tổ chức nào nếu thiếu đi yếu tố văn hoá, tiếng nói, tư liệu, thông tin nói chung được gọi là tri thức thì đơn vị đó khó có thể đứng vững và tồn tại được. Trong khuynh hướng xã hội hiện tại thì các nguồn lực của một tổ chức là con người mà văn hoá doanh nghiệp là cái kết liên và nhân lên nhiều lần các giá trị của từng nguồn lực riêng lẻ. Bởi vậy, có thể khẳng định văn hoá công ty là tài sản vô hình của mỗi tổ chức. Theo ông è cổ Hoàng Bảo (1 trong số 300 nhà tổ chức trẻ) nhận xét: Văn hoá của đơn vị được bộc lộ ở phong cách lãnh đạo của người lãnh đạo và tác phong làm việc của viên chức. Cũng theo ông Bảo, đối tác khi quan hệ thì ngoài việc quan tâm tới lợi nhuận của công ty họ còn đánh giá tổ chức qua văn hoá của đơn vị đó.
Sự thành công của mỗi đơn vị, đặc biệt là ở các nước châu á thường được dựa trên mối quan hệ cá nhân của người lãnh đạo, còn các nước Tây Âu thì thành công của công ty lại được dựa trên các nhân tố như khả năng quản lý các nguồn lực, năng suất làm việc, tính năng động của nhân viên… Ngoài những nguyên tố chủ quan, để xây dựng văn hoá công ty còn phải chú trọng tới những nhân tố khách quan. Đó là việc tạo lập thị trường, ích lợi của người tiêu dùng, được mô tả qua "Các nguyên tắc chỉ đạo để bảo vệ người tiêu dùng”, là quá trình hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới.
4/ Xây dựng văn hoá doanh nghiệp trên cơ sở nào?
Trước tiên chúng ta phải có quan điểm cụ thể về vai trò của văn hoá công ty. Sự thắng thế của bất cứ một đơn vị nào không phải ở chỗ là có bao nhiêu vốn và sử dụng công nghệ gì mà nó được quyết định bởi việc công ty những con người như thế nào. Con người ta có thể đi lên từ tay không về vốn nhưng không bao giờ từ tay không về văn hoá. Văn hoá chỉ có nền tảng chứ không có điểm mốc đầu cuối. Do vậy, xuất hành điểm của tổ chức có thể sẽ là rất cao nếu như nó được xây dựng trên nền móng văn hoá. Các đơn vị khi xây dựng đều phải có nhận thức và niềm tin triệt để, lúc đó văn hoá sẽ xuất hiện. Mọi cách tân chỉ thực thụ có tính thuyết phục khi nó tách ra khỏi lợi ích cá nhân, còn văn hoá doanh nghiệp thì phải bảo vệ cho mọi lợi quyền và ích lợi của cá nhân.
Khi xây dựng văn hóa công ty cần phải có những biện pháp cụ thể. Biện pháp đầu tiên là phải xây dựng một hệ thống định chế của doanh nghiệp, bao gồm: chính danh, tự kiểm soát, phân tách các công tác, các đề nghị. Sau đó xây dựng các kênh thông báo; xây dựng các thể chế và thể chế tập hợp và dân chủ như: Đa dạng hoá các loại hình tập huấn và phát triển nguồn nhân công; tiêu chuẩn hoá các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; xây dựng cơ chế phối hợp hài hoà các lợi ích để công ty trở thành ngôi nhà chung, là con thuyền vận mệnh của mọi người.
*) Các hạt nhân bản hóa doanh nghiệp
Đây là cơ sở để hình thành văn hóa công ty. Các hạt nhân văn hóa là kết quả của sự tác động qua lại giữa các thành viên trong công ty với nhau. Khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, nền văn hóa doanh nghiệp xuất hiện, phát triển và tự bảo vệ. Văn hóa doanh nghiệp có tính đặc thù nên các hạt nhân bản hóa được hình thành cũng có tính chất biệt lập. Văn hóa của các tập đoàn đa nhà nước khác với văn hóa của các doanh nghiệp liên doanh hoặc văn hóa của công ty gia đình. Hạt nhân bản hóa công ty bao gồm triết lý, niềm tin, các chuẩn mực làm việc và hệ giá trị.
*) Phát triển văn hóa giao lưu của các doanh nghiệp
Các công ty thường có khuynh hướng liên doanh, liên kết với nhau. Để tồn tại trong môi trường kinh doanh phức tạp, đa văn hóa, các doanh nghiệp không thể duy trì văn hóa công ty mình giống như những lãnh địa đóng kín của mà phải mở cửa và phát triển giao lưu về văn hóa. Việc phát triển văn hóa giao lưu sẽ tạo điều kiện cho các đơn vị học tập, lựa chọn những góc cạnh tốt về văn hóa của các doanh nghiệp khác nhằm phát triển mạnh nền văn hóa của tổ chức mình và ngược lại.
*) Xây dựng các tiêu chuẩn về văn hóa công ty
Để hình thành một nền văn hóa mạnh và có bản sắc đẹp riêng, hầu hết các đơn vị thường xây dựng cho mình những tiêu chuẩn về văn hóa và buộc mọi người khi vào làm việc cho đơn vị phải tuân theo. Ngoài ra, các tiêu chuẩn này có thể thay đổi khi không còn phù hợp hoặc hiệu quả thấp. Trong trường hợp như vậy, việc sáng tạo ra những tiêu chuẩn mới là cấp thiết.
Trong điều kiện toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới và quá trình cạnh tranh quốc tế ngày càng gay gắt thì văn hóa công ty được chú trọng xây dựng và phát triển. Nó trở thành một loại tài sản vô hình đóng vai trò cực kỳ quan yếu trong kho tài sản đơn vị và là một trong những dụng cụ cạnh tranh khá sắc bén. Những đơn vị không có nền văn hóa mạnh khó có thể cạnh tranh cao trên thị trường. Đồng thời, đơn vị có thể tạo ra và tăng uy tín của mình trên thị trường chuẩn y việc xây dựng và phát triển một nền văn hóa công ty mạnh.
*) Văn hóa tập đoàn đa quốc gia
Các tập đoàn đa quốc gia có nhiều chi nhánh hoạt động ở nhiều nước trên thế giới, thường phải đối mặt với môi trường kinh doanh đa dung nhan tộc, đa quốc tịch và đa văn hóa. Để tăng cường sức mạnh và sự kết liên giữa các chi nhánh của các công ty đa nhà nước ở các nước khác nhau, các tập đoàn phải có một nền văn hóa đủ mạnh. Hầu như tập đoàn đa quốc gia nào cũng có bản dung nhan văn hóa riêng của mình và đây được coi là một trong những điều kiện sống còn, một loại vũ khí cạnh tranh lợi hại. Các tổ chức đa nhà nước có mục đích kinh doanh chiến lược, nhãn hiệu hàng hóa nức tiếng và tiếng tăm cao về chất lượng sản phẩm và dịch vụ trên thị trường thế giới. Những kết quả này có thể coi là sản phẩm của quá trình vận động của văn hóa tập đoàn. Ngoài ra, để đạt được những đỉnh cao của sự thành công đó, các tập đoàn phải mất nhiều thời gian và tiền bạc. Chả hạn, để có nhãn hiệu Pepsi Cola nổi danh với màu xanh tươi trẻ, Tập đoàn Pepsi phải chọn cách tiếp cận văn hóa phương Đông - sinh sản loại đồ uống mang nhãn hiệu Pepsi Cola với biểu tượng thiếu âm và thiếu dương (biểu tượng của những người theo Phật giáo) để đến với khách hàng là những giáo đồ của Phật giáo. Để bảo hộ cho tượng trưng này, Tập đoàn phải chi tới 500 triệu USD và giá của nhãn hiệu Pepsi đã lên tới 55 tỷ USD. Đối thủ cạnh tranh của Pepsi Cola là Tập đoàn Coca Cola. Tập đoàn này có nền văn hóa hùng mạnh và với những ưu thế về tăm tiếng, uy tín cũng như nghệ thuật kinh doanh đã thắng lợi Pepsi Cola trên thương trường dù rằng đồ uống Coca Cola chỉ được xếp thứ 7 trong số 12 loại đồ uống hàng đầu của nước Mỹ về chất lượng và đồ uống này đã bị người tiêu dùng châu Âu tẩy chay vào năm 1999.
*) Văn hóa công ty gia đình
Các tổ chức gia đình được xem là một loại định chế độc đáo trong đó một gia đình là hạt nhân của tổ chức. Văn hóa công ty gia đình chịu ảnh hưởng của truyền thống gia đình, sự kế tục giữa các thế hệ và lòng trung thành với những triết lý kinh doanh, kinh nghiệm, bí quyết được gia đình đúc rút được trong quá trình kinh doanh. Thường nhật, trong gia đình, người chủ gia đình thường nắm được bí quyết về một nghề nghiệp nào đó và dựa vào nghề nghiệp đó để thành lập tổ chức gia đình. Bởi vậy, văn hóa tổ chức gia đình chịu ảnh hưởng rất lớn tác động của phong cách lãnh đạo của người chủ gia đình. Kỷ luật trong công ty gia đình thường được đề cao vì họ vừa là người chủ sở hữu vừa là người sử dụng các tài sản của gia đình. Chẳng hạn, tổ chức sinh sản giày dép Biti’s (Việt Nam) là một biến thể của đơn vị gia đình. Đơn vị này có một nền văn hóa mạnh và các thành viên của công ty đều thấm nhuần được những giá trị và chuẩn mực của văn hóa công ty. Đơn vị này đang có triển vọng trở thành một trong những công ty đa nhà nước trước hết của Việt Nam.
Có thể nói, Văn hoá công ty là nhằm tạo ra lệ luật xử sự cho đơn vị mà không phải tạo ra tác dụng chỉ đạo. Cách làm này của các công ty không chỉ có tác dụng thúc đẩy cho đơn vị mình thực hiện được phương thức kinh doanh "lấy con người làm trung tâm", mà còn làm cho năng lực phát triển sản phẩm và năng lực kết đoàn hợp đồng tập thể của đơn vị trở nên phồn vinh, tăng thêm sự gắn bó của viên chức với doanh nghiêp, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Theo Diễn đàn tổ chức
0 nhận xét:
Đăng nhận xét